Как да се изчисли времето в Google Таблици

Независимо дали искате да съберете бърза финансова електронна таблица или искате да работите заедно с колега по документ, подобен на Excel, Google Sheets е чудесна, базирана в мрежата и безплатна алтернатива на Excel, приложение, използвано от милиони в цялата страна да зареждат данни в документ, да ги преглеждат и споделят и да използват математика за проследяване на конкретно съдържание с електронна таблица.

Един от най -полезните аспекти на програмите за електронни таблици е тяхната гъвкавост. Електронната таблица може да служи като база данни, като механизъм за изчисления, като платформа, на която да се прави статистическо моделиране, като текстов редактор, като медийна библиотека, като списък със задачи и така нататък. Възможностите са почти безкрайни. Една особено често срещана употреба за електронни таблици, включително Google Таблици, е за проследяване на времето, като часови графици на служителите или часове за таксуване.

Ако използвате Google Sheets за проследяване на времето по този начин, тогава често ще се налага да изчислявате разликата между две времеви марки, тоест времето, което е минало между две времеви събития. Например, ако някой влезе в 9:15 сутринта и след това в 16:30, той беше на часовника 7 часа, 15 минути. Ако трябва да използвате Таблици за нещо подобно, бързо ще забележите, че тя не е създадена да се справя с този вид задачи.

И все пак, въпреки че Google Sheets не е проектиран специално за работа с такива функции, лесно е да го убедите с малко подготовка. В тази статия ще ви покажа как автоматично да изчислите разликата между две часови марки в Google Sheets.

За тази статия ще използвам формат на график, показващ времето, когато лицето е започнало работа, времето, когато е напуснало, и (изчислена) продължителност. Можете да видите електронната таблица, която използвах за този пример по -долу:

Изчисляване на времето в Google Таблици

Измерването на разликата между две клетки, съдържащи данни за времето, изисква Sheets да разбере, че данните в клетките са данни за времето. В противен случай той ще изчисли разликата между 9:00 и 10:00 сутринта като 100, а не 60 минути или един час.

За да направите това, колоните за време трябва да бъдат форматирани като Time, а колоната за продължителност - като Duration. Следвайте стъпките по -долу, за да настроите електронната си таблица:

  1. Отворете своя лист в Google.

  2. Изберете първата колона за време (Time In) и щракнете върху падащото меню с формат „123“ в менюто, след което изберете Време като формат.

  3. Повторете за втората колона за време (Time Out).

  4. Форматирайте колоната „Работещи часове“ като Продължителност по същия начин.

5. Сега колоните са форматирани правилно, за да се изчисли изминалото време между две записани времеви марки.

В нашия пример Time In е в колона А, започваща от A2, а Time Out е в колона C, започваща от C2. Отработеното време е в колона Е. При правилно зададени формати изчисляването не може да бъде по -лесно. Всичко, което трябва да направите, е да използвате следната формула: „= (C2-A2)“. Това ще ви даде изминалото време между двете клетки и ще го покаже като часове.

Можете да направите това изчисление допълнително, като добавите и дати. Това е полезно, ако имате работни смени, които продължават повече от 24 часа или включват два дни в рамките на една смяна. За да направите това, задайте колоните за време и изчакване във формат Date Time.

Това е всичко. Следвайки стъпките, изброени по -горе и използвайки предоставената формула, е невероятно лесно да се изчисли времето в Google Sheets.

често задавани въпроси

Можете да направите много с Google Sheets, ето някои от най -често задаваните въпроси.

Как добавяте почивки при изчисляване на времето?

При изчисляване на часовете, отработени от служителите, е полезно да знаете как да добавите почивки към вашия работен лист. Има няколко начина да добавите обедна почивка към часовете, отработени от служителите, ние ще обхванем метода за начало и край на почивката.

  1. Създайте Break Start Колона и добавете всички почивки в клетките.

Можете просто да оставите автоматичния формат на колоната, Google Sheets ще направи останалото.

2. След това създайте Break End Колона и оставете формата автоматично.

3. Изчислете часовете за колоната „Отработени часове“. И така, E2 = (B2-A2) + (D2-C2). Което е, (Break Start - Time Start) + (Time out - Break End) = Работни часове за деня.

Изчислете това за всеки ред, така че вашият Отработени часове Колоната изглежда така.

И така, E3 = (B3-A3) + (D3-C3) и т.н.

Как преобразувате минути в дроби?

Когато се занимавате с нарастване на времето, може да е полезно да можете да ги преобразувате в дроби вместо в минути, т.е. 30 минути = 1/2. Преобразуването на минути в дроби е лесно, има няколко начина за постигане на това.

  1. Създайте нова клетка, K2 в този пример и я форматирайте в Номер.

2. Задайте формулата на „= (E2) * 24‘.

Ако сте последвали, общата сума трябва да бъде 5.50 и ще изглежда така.

Можете лесно да приложите това към група или колона от клетки и да ги преобразувате за секунди.

Как намирате най -малкото отработено време?

Ако имате нужда от бързо намиране на най -малкото отработено време, това би трябвало да помогне. Функцията MIN () е вградена функция, която ви позволява бързо да намерите минималната стойност в списък с числа.

  1. Създайте нова клетка и я настройте на Продължителност, I2 в този пример и му присвойте функцията „= MIN (E2: E12)‘.

Ако приемем, че сте последвали примера, Минимално отработени часове Колоната трябва да е 5:15:00.

Можете лесно да приложите функцията MIN () или MAX () към колона или група клетки, опитайте сами.

Как изчислявате общите отработени часове?

Ако не сте запознати с програмирането или Excel, тогава някои от вградените функции за Google Sheets може да изглеждат странни. За щастие не е нужно много да се изчислява общото работно време. В този пример ще изчислим общите часове, отработени от всички служители за един ден.

  1. Създайте нова клетка и я присвойте като Продължителност, в този пример клетка G13.

2. В Формула (fx)Бар: въведете ‘=SUM (E2: E12)‘. Това ще ви даде общите часове, отработени от клетки E2 до E12. Това е стандартен синтаксис за Excel и различни езици за програмиране.

Общата сума трябва да бъде 67:20:00 и да изглежда така:

Заключителни мисли

Google Sheets не е специално проектиран да се използва като график, но може лесно да бъде конфигуриран да прави точно това. Тази проста настройка означава, че можете да проследявате отработените часове бързо и лесно. Когато интервалите от време преминават 24-часовата граница, нещата стават малко по-сложни, но Таблиците все още могат да се справят, като променят от Time to Date формат.

Надяваме се, че сте намерили този урок за полезен. Ако сте го направили, не забравяйте да разгледате още статии в TechJunkie, за да намерите съветите и триковете, от които се нуждаете, за да извлечете максимума от любимите си технологични инструменти и приложения.

(Искате ли да разберете възрастта на човек? Проверете нашия урок за това как да се изчисли възрастта от датата на раждане в Таблици. Можете също да прочетете нашата статия за това как да разберете колко дни са минали между две дати в Таблици или може би искате да научите как за показване на днешната дата в Таблици.)

Имате ли други съвети за проследяване на времето за Google Таблици? Разкажете ни за тях по -долу!