Ако трябва да направите списък с каквото и да било, е изкушаващо да видите Excel като хранилище по подразбиране: в края на краищата това е само малък списък с елементи за вас или няколко близки колеги.

Може би се нуждаете от нещо по -сложно, като формули за изчисления или макро програмиране за автоматизиране на събирането и обработката на данни.

За съжаление, лекотата, с която можете да започнете да работите в Excel или конкурентна програма за електронни таблици, също е един от най -големите му проблеми. Това, което започва като малък проект в Excel, прераства в нещо огромно, в който момент можете също да се сблъскате с проблеми със скоростта и стабилността или дори с проблем с развитието, който не можете да разрешите.

Освен това задачите за управление на големи данни често представляват значителни предизвикателства, като организация, внедряване, класификация на файлове, управление на бази данни, сътрудничество с потребители и др. Всичко, което е необходимо, за да се наруши структурата на база данни, е поставянето на данни в грешната област, въвеждането на данни непоследователно или дори двама души, работещи върху един и същ лист. Няколко неща могат да се объркат, причинявайки забавяне на времето и възможна загуба на данни.

Тази статия обяснява най -често срещаните проблеми, които възникват при използването на електронни таблици на Excel, как да се справяте с тях и кога е по -добре да се заемете и да преминете към база данни вместо това.

Проблем #1: Редактиране на Excel за много потребители

Когато системите на Excel растат органично, бързо се сблъсквате с проблеми, при които един потребител отваря работна книга по всяко време и на втори човек се казва, че тя вече е отворена. Вторият потребител може да анулира, да изчака или да прегледа версия само за четене. Обещанието на Excel да ви уведоми, когато другият човек излезе от работната книга, е хазарт, тъй като не проверява състоянието толкова често и може никога да не ви просветли. Дори и да се случи, някой друг може да влезе и да отвори файла преди вас.

За да избегнете ефекта „самостоятелен потребител“, можете да използвате Excel Online (съкратената, уеб-базирана версия на Excel) или да включите Споделени работни книги отличителен белег. Ето кратко ръководство за това как да споделите електронна таблица.

1. Отворете желаната електронна таблица и кликнете върху Файл на върха.
2. След това кликнете върху в менюто отляво Дял за да отворите нов прозорец.
3. Сега въведете информацията за потребителя, с когото искате да споделите електронната таблица.

Можете също така да разделите данните в няколко работни книги, така че различни хора да работят върху различни работни книги, без да стъпват един друг по пръстите.

Проблем #2: Споделени работни книги на Excel

Excel Online позволява множество редактори по подразбиране, но липсва голяма функционалност. Услугата не е много претендент за нищо друго освен за най -простите задачи. Въпреки че функцията Споделени работни книги изглежда трябва да свърши работата, тя е пълна с ограничения. Не можете да създадете таблица или да изтриете блок от клетки, ако работната книга е споделена например.

Когато системите на Excel растат органично, се сблъсквате с проблема, че само един потребител може да отвори работна книга по едно и също време.

Има заобиколни решения за някои онлайн ограничения на Excel. За други става въпрос за промяна на структурата на работната книга, вместо за използване на вече създадена работна книга - но този сценарий често пречи. В резултат на това е невъзможно да се използва споделена работна книга по същия начин, по който бихте могли да използвате обикновена работна книга за един потребител.

Промените в споделените работни книги се синхронизират между потребителите всеки път, когато работната книга се запише. Това действие се поставя в график по време, принуждавайки запазване на всеки пет минути, например. Въпреки това, разходите за редовно запазване и проследяване на промените на всеки потребител са доста големи. Работните книги могат бързо да увеличат размера си и да натоварят мрежата ви, забавяйки другите системи.

Проблем #3: Работни книги, свързани с Excel

Разделянето на данните ви в множество работни книги може да осигури решение на проблема с редактирането на много потребители. Все пак те вероятно ще трябва да имат връзки помежду си, така че стойностите, въведени в едно, да се използват в друг. Връзките между работни книги също са полезни за съхраняване на отделни данни в отделни файлове, вместо за отделни листове в една работна книга.

Досадно е, че тези връзки са друг източник на разочарование и нестабилност. Те стават абсолютни, включително пълния път към изходната работна книга, или относителни, включително разликата между пътеките източник и дестинация. Въпреки че това звучи разумно, Excel използва тайни правила, за да реши кога да използва всеки тип връзка и да ги промени.

Правилата се управляват от няколко опции и от това дали работните книги са запазени преди да вмъкнете връзки. Връзките също се променят, когато запазвате работната книга или отваряте и използвате Запази като за да направите дубликат, вместо да копирате файла с помощта File Explorer. Резултатът от цялото това объркване и несигурност е, че връзките между работните книги лесно се прекъсват, а възстановяването от прекъснати връзки е отнемащ време процес. Никой няма достъп до засегнатите файлове.

Свързаните данни се актуализират само когато файловете се отворят, освен ако не щракнете специално Данни> Заявки и връзки> Редактиране на връзки> Актуализиране на стойностите. Ето бърза демонстрация.

1. Отворете желаната електронна таблица и кликнете върху Данни на върха.
2. Сега, намерете Заявки иВръзки и кликнете върху Редактиране на връзки.
3. След това изберете Актуализирайте стойностите.

Ако връзките ви не са между две работни книги, а обхващат три или повече, трябва да отворите всички работни книги в правилния ред, за да осигурите всички актуализирани процеси на данни в правилния ред, от първата до втората до третата. Ако промените стойност в първата работна книга и след това отворите третата, тя няма да види промени, тъй като втората работна книга не е актуализирала стойностите си.

Това подреждане на данни е логично, но увеличава вероятността информацията да е невярна или да се опитате да отворите работна книга, която някой друг вече редактира.

Разбира се, можете да се опитате да избегнете изцяло свързаните работни книги, но има шанс да въведете едни и същи данни в повече от една работна книга и с това идва опасността всеки път да ги въвеждате малко по -различно.

Проблем #4: Проверка на данни в Excel

Грешките могат да се прокраднат в данните във всяка компютърна система: хората грешно въвеждат думи или транспонират цифри в числа с монотонна редовност. Ако данните ви не бъдат проверени при въвеждането им, ще имате проблеми.

По подразбиране Excel приема всички видове потребители. Възможно е да се настрои валидиране в списъци за търсене, но те са трудни за поддържане, главно ако едно и също поле се използва на повече от едно място. Ако потребителите трябва да въведат идентификационни номера на документи или референтни номера на клиентите без никакви проверки, лесно е да се свържат грешните записи, без да се осъзнава. Целостта на данните в системата става фатално компрометирана и всеки анализ на данните е съмнителен.

Възможно е вече да страдате от последиците от проблеми с валидирането на данни, без да осъзнавате основната причина. Помислете за ситуация, в която имате списък с фактури в Excel. Потребителят въвежда името на клиента малко по -различно във всяка фактура. В резултат на това получавате фактури до „Jones Ltd“, „Jones Limited“, „Jonse Ltd“ и „joness“. Може да сте наясно, че всички те се отнасят до една и съща компания, но Excel не. Всеки анализ на данните за фактури, като обобщена таблица въз основа на клиенти по месеци, дава множество резултати, когато трябва да има само един.

Проблем #5: Навигация в Excel

Големите работни книги са предизвикателство за навигация. Разделите на листа в долната част на прозореца са ужасен механизъм да се ориентирате, когато има многобройни количества от тях. С повече показвани раздели по екрана става трудно да намерите това, от което се нуждаете. Ето бърз начин за навигация през листове.

1. В долната, лявата част на екрана щракнете с десния бутон върху бутоните със стрелки, вляво от имената на листа, за да изведете Активирайте листа диалогов прозорец.

Изброяват се само първите 20 листа, преди да се наложи да превъртите списъка. Няма начин да сортирате, групирате или търсите листа, който искате. Прозорецът трябва да изглежда като този, показан по -долу.

Проблем #6: Сигурност на Excel

Можете да добавите сигурност към работните книги на Excel, но тя е пълна с проблеми. Защитата е насочена много повече към защитата на структурата на работната книга, а не на данните. Можете да опитате да заключите някои листове и клетки, за да попречите на потребителите да променят структурата и формулата, но ако могат да видят данните, те обикновено могат да променят част или всички от тях (освен ако не правите творческо макро програмиране).

Проблем #7: Проблеми със скоростта на Excel

Excel не е най -бързото приложение и неговият език за програмиране, VBA, е бавен в сравнение с по -професионалните езици за програмиране като C#. Този сценарий произтича от предназначението и гъвкавия характер на Excel. В крайна сметка това е двигател за електронни таблици. Да, Excel VBA може да бъде включен в услугата за управление на списъци с данни, но това не означава, че това е най -добрият избор за този вид работа. Други приложения са по -подходящи за такива задачи - главно защото са изрично проектирани да ги изпълняват.

Използване на база данни за структурирани данни

Ако срещнете някой от проблемите, описани в тази статия, не ги пренебрегвайте. Има професионален отговор за съхранение на структурирани данни, известен като база данни. Не е задължително да е страшно или скъпо и трябва да ви позволи да мислите логично за вашите данни, как те се свързват заедно и как взаимодействате с тях.

Забележка: Ако преминавате от решение за електронни таблици към база данни, не дублирайте робски дизайна на електронните таблици, използвайте възможността да го подобрите.

Налични са приложения за бази данни с общо предназначение, с които можете да конструирате индивидуално решение. Като алтернатива може да откриете, че специализирано приложение за база данни - такова, което вече е проектирано за целта, от която се нуждаете - е по -евтино, по -бързо се внедрява и е по -подходящо.

Например, ако имате списък с клиенти и подробности за всичките ви взаимодействия с тях, това се счита за система за управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM). Въпреки фантастичното си име, CRM системата е специализирана база данни. По същия начин пакетите за акаунти като QuickBooks и Sage са специализирани бази данни. Ако не можете да намерите предварително създадено приложение, което да отговаря на вашите конкретни нужди, можете да го създадете сами или да го направите от вашия ИТ отдел или консултант.

Най -често срещаният тип база данни е релационна база данни, която съхранява данните си в таблици и се състои от редове и колони. Всеки ред съдържа данните за отделен елемент. Например всяка колона описва различен атрибут на темата, като например името на клиента или кредитния лимит.

Трябва само да въведете данните на клиента, за да създадете запис, и след това можете да го използвате за толкова фактури, колкото ви е необходимо.

Таблиците имат взаимоотношения, дефинирани между тях, така че, да речем, фактура носи идентификационния номер на клиента. Този процес означава, че можете лесно да намерите всички фактури за конкретен клиент или да извлечете телефонния номер на клиента от конкретна фактура. Трябва само да въведете данните на клиента веднъж, за да създадете клиентския запис, и след това можете да ги използвате за толкова фактури, колкото ви е необходимо, без да се налага да ги въвеждате отново. За да създадете база данни, трябва да дефинирате тези таблици и връзки и след това да определите оформленията на екрана, които искате да използвате за изброяване и редактиране на данните.

Има десетки приложения за бази данни. Някои са лесни за използване и вършат цялата работа, което ви позволява да дефинирате таблици, екрани за въвеждане на данни и отчети. Други са по-пълнофункционални в определени области, но изискват други инструменти, за да свършат пълна работа.

Например, една програма може да бъде надеждна, когато дефинира таблиците и връзките и има стабилни функции за анализ и отчитане. Все пак приложението в крайна сметка няма инструменти за определяне на екрани за въвеждане на данни. Microsoft SQL Server е очевидният пример тук. Както при другите големи системи за бази данни, SQL Server се грижи за бекенда и очаква от вас да използвате друг инструмент, като Visual Studio, за да разработите интерфейса.

Кои опции за база данни са подходящи за вас?

Опция № 1 за база данни: Microsoft Access

Достъпът е един от прародителите на настолни бази данни. Лесен за използване, но лесен за злоупотреба. Можете да проектирате таблици, екрани и отчети от нулата или да започнете от шаблон. Някои от шаблоните са откровено американски и не винаги преподават добри практики, но те ви започват бързо. Екраните и функциите за програмиране могат да бъдат доста сложни. Можете да разгърнете готовото си приложение към други потребители чрез вашата интранет (НЕ интернет), вместо да разчитате на файлови споделяния.

Опция №2 за база данни: Microsoft SharePoint

SharePoint е база данни, както и механизъм за съхранение на документи. Можете да го използвате за съставяне на прости списъци и да ги свържете заедно. Дизайнерът на формуляри е леко сложен, но персонализирането все още е възможно. Способността на SharePoint да „грабне“ списък с данни, натрупани в Excel, и да го постави в персонализиран списък е полезна. Програмата прави персонализирания списък достъпен за всички във вашата мрежа и ви позволява да добавите сигурност, за да ограничите кой какво може да прави с тези данни. Можете да помолите SharePoint да ви предупреждава по имейл, когато някой добавя, редактира или изтрива записи. Ако съхранявате данни относно хора, елементи от календара или задачи, можете да синхронизирате тези данни с Outlook.

Вариант на база данни 3: Zoho Creator

Zoho Office е уеб приложение, което включва база данни, която използва функцията за плъзгане и пускане, за да разпространи формите си по прост, интуитивен начин. Процесът на плъзгане и пускане също се използва за програмиране на взаимодействията и работните потоци. Като уеб услуга вашите данни и приложения са достъпни отвсякъде, с проста защита, за да запазите личните си данни. Zoho таксува на потребител на месец, но ограничава броя на записите, които можете да съхранявате за тази установена цена. Програмата струва допълнително, когато съхранява повече данни или за други функции, като интеграция на имейл.

Използване на електронни таблици на Excel

Както можете да видите, Excel предлага много функции, но липсва в някои области във всяка от тях. Понякога друго приложение върши работата по -добре, особено ако е проектирано специално за задачата. Друг път Excel работи отлично, например за по -малки бази данни, стига да знаете как да предотвратите възникването на проблеми на първо място.

Срещате ли по -често срещани проблеми, когато използвате Excel? Споделете вашите мисли в коментарите по -долу.