Как автоматично да включите подпис в имейлите на Outlook

Добавянето на подпис към вашето имейл съобщение му придава нотка на професионализъм. Подаването на лого и вашата информация за контакт осигурява популяризиране на марката до иначе мрачна кореспонденция. Той предоставя възможност на тези, които искат да се свържат с вас по друг начин, да го направят. Създаването и използването на подпис в Microsoft Outlook е достатъчно проста задача. Можете дори да създадете множество персонализирани подписи, за да превключите на прищявка в зависимост от вашата целева аудитория.

Outlook обаче ще прикачи подпис само към ново изпратени или препратени имейл съобщения. Имейлите, които сте изпратили преди създаването на подпис, все още ще отсъстват. За да добавите подпис към по -стари съобщения, ще трябва да влезете в настройките на Outlook и да промените няколко неща.

Вашият подпис може да включва текст, изображения, електронната визитка, лого или дори изображение на вашия ръкописен подпис. Можете да настроите Outlook така, че подписите да се добавят автоматично към всички изходящи съобщения или да създадете своя подпис и да го добавите към съобщенията за всеки отделен случай.

Добавяне на подпис към вашата кореспонденция в Outlook

Стъпките за подсилване на имейлите ви с подпис ще зависят от версията на Outlook, която използвате в момента. Има процес за тези, които използват по -стари версии на софтуера (2007 - 2010) и един за по -новите версии (2010+), както и за потребители на Microsoft Office 365.

Нека започнем с най -новите версии.

Версии на Outlook 2010+, включително Outlook за 365

За да създадете нов подпис за вашия имейл в Outlook:

  1. Щракнете, за да създадете нов имейл.
  2. Кликнете върху Подпис и тогава Подписи от раздела „Съобщение“.
    • В зависимост от размера на прозореца на Outlook и дали съставяте ново имейл съобщение или отговор или препращате, раздела „Съобщение“ и Подпис бутонът може да е на две различни места. Бутонът за подпис обаче обикновено е придружен от Прикачите файл и Прикачете елемент в секцията „Включване“ на менюто „Съобщение“.
  3. В раздела „Подпис на имейл“, точно под полето „Избор на подпис за редактиране“, изберете Ново и добавете име за новия си подпис в диалоговия прозорец „Нов подпис“.
  4. Точно под „Редактиране на подписа“ съставете подписа си в предоставената област.
    • Прозорецът ви дава възможност да променяте шрифтове, цветове и размери на шрифта, както и подравняване на текста.
    • За да добавите връзки и изображения към вашия имейл подпис, да промените шрифтове и цветове и да обосновите текста, можете да го направите, като използвате мини лентата за форматиране под „Редактиране на подписа“.
    • Можете дори да създадете по -здрав подпис с куршуми, таблици или рамки, като използвате Microsoft Word, за да форматирате текста си. След това го прехвърлете с просто копие ( Ctrl+C ) и поставете ( Ctrl+V ) върху подписа в полето „Редактиране на подписа“.
    • Можете също така да добавите икони и връзки за социални медии в подписа си, които ще докосна по -късно.
  5. След като подписът е такъв, какъвто искате, под „Изберете подпис по подразбиране“ задайте следните опции:
    • Изберете имейл акаунт, с който да свържете подписа си, като използвате падащото меню „Имейл акаунт“. Можете да имате различни подписи за всеки имейл акаунт, който използвате за Outlook.
    • За да добавите подписа си автоматично към всички бъдещи съобщения, щракнете върху падащото меню „Нови съобщения“ и изберете подпис. Ако предпочитате да не бъде зададено като автоматично по подразбиране, изберете (нито един) . Това ще направи така, че всяко ново съобщение, което изпращате, няма никакъв подпис, включително препратените и на които сте отговорили.
    • За да се появи подпис в съобщенията ви, на които отговаряте и препращате, щракнете върху падащото меню „Отговори/препратки“ и изберете подпис. Това ще добави този подпис автоматично всеки път, когато отговорите или препратите имейл. За да нямате този набор, изберете (нито един) вместо.
  6. След като всичко приключи, щракнете върху Добре бутон, за да се върнете, за да запазите подписа си и да се върнете към новото си съобщение.
    • Важно е да се отбележи, че текущото съобщение, в което сте създали подписа, няма да има подпис на място. По някаква причина подписът ще се показва само в следващите съобщения. Ще трябва да добавите подписа ръчно, ако очаквахте с нетърпение да го използвате.

Ръчно вмъкване на подпис

За новото съобщение, което сте започнали с цел създаване на подпис, или тези от вас, които не искат автоматичен набор от подписи, все още можете да вмъкнете подпис ръчно.

За да направите това:

  1. С отворено имейл съобщение щракнете върху раздела „Съобщение“ и изберете Подпис .
  2. Това ще отвори изскачащо меню, показващо всички запазени подписи, които сте създали. Изберете подписа, който искате да използвате, от опциите, като щракнете върху него. Сега тя ще се появи в текущото ви съобщение.

Добавяне на лого или изображение към вашия подпис

Марките обикновено изискват лога. За да добавите изображение като лого или икона на социална медия към подписа си:

  1. Отворете ново имейл съобщение и кликнете върху раздела „Съобщение“.
  2. Кликнете върху Подпис и тогава Подписи .
  3. Изберете подписа, към който искате да добавите логото или изображението, като го изберете в полето „Избор на подпис за редактиране“.
  4. Кликнете върху Добавяне на изображение икона, намерете изображението, което искате да добавите от файловете на вашия компютър, и след това изберете Вмъкване .
    • Можете да промените размера на вашето изображение или лого, като щракнете с десния бутон върху изображението и изберете Снимка от опциите на менюто. Кликнете върху раздела „Размер“ и използвайте предоставените опции, за да преоразмерите изображението си според вашите спецификации.
    • Оставете квадратчето „Заключване на съотношението на страните“, за да запазите пропорциите на изображението.
  5. След като изображението бъде преоразмерено и готово за работа, щракнете върху Добре .
  6. Следвайте това, като щракнете върху Добре отново, за да запазите всички промени, които току -що сте направили в подписа си.

Версии на Microsoft Outlook 2007 - 2010

За да създадете нов подпис, използвайки по -стара версия на Microsoft Outlook:

  1. Изберете да създадете ново съобщение.
  2. Кликнете върху раздела „Съобщение“ и изберете Подпис от секцията „Включване“.
  3. Кликнете върху Подписи, когато се появи.
  4. Щракнете върху раздела „Подпис на имейл“ Ново .
  5. Въведете име за вашия подпис и след това щракнете върху Добре бутон.
  6. Въведете текста, който искате да включите в подписа си, в полето „Редактиране на подписа“.
    • Можете да форматирате текста си, като маркирате текста, който искате да редактирате, и след това използвате бутоните за стил и форматиране за желаните опции.
    • Добавяйки допълнителни елементи като изображения, хипервръзки и електронни визитки, щракнете върху мястото, където искате да се появи елементът и:
      • електронна визитна картичка - Щракнете върху Визитка и след това щракнете върху един от контактите в списъка „Записано като“. Щракнете върху Добре бутон.
      • Хипервръзка - Щракнете върху Хипервръзка икона и въведете (или поставете) URL адреса, към който връзката ви ще свърже текста. Щракнете върху Добре бутон.
      • Изображение/картина - Щракнете върху иконата Изображение, намерете изображението, което искате да качите в подписа си, изберете го и след това щракнете върху Добре бутон.
  7. След като приключите с редакциите, щракнете върху OK, за да завършите създаването на вашия подпис.
    • Имейлът, който в момента имате отворен, за да създадете подписа, няма да добави подписа автоматично в него. Ще трябва да направите това ръчно.

Добавяне на подписа към вашите имейл съобщения

Подписите могат да се добавят автоматично или ръчно към всички изходящи съобщения, отговори и препратки. За един изпратен имейл може да се използва само един подпис, така че ако решите да зададете един автоматично, най -добре би било подписът да е насочен към по -широк кръг аудитория.

За да вмъкнете автоматично подпис в имейл съобщението си:

  1. Създайте нов имейл.
  2. Преминете към раздела „Съобщение“ и кликнете върху Подпис, разположен в секцията Включване.
  3. Кликнете върху Подписи, когато се появи.
  4. Намерете „Избор на подпис по подразбиране“, щракнете върху падащото меню „Списък на имейл акаунти“, изберете имейл акаунт, с който искате да свържете подпис.
  5. Изберете подписа, който искате да включите, като изберете един от списъка „Нови съобщения“.
    • За препратки и отговори, за да добавите подпис, изберете подпис от падащия списък „Отговори/препратки. Щракнете (нито един) ако предпочитате да нямате подпис, излезте с отговора си и препратете имейл съобщения.
  6. Щракнете Добре , за да запазите настройките си за подпис.

За да добавите ръчно подпис към имейл съобщението си:

  1. Създайте ново имейл съобщение.
  2. Кликнете върху раздела „Съобщение“.
  3. Кликнете върху Подпис , намерени в раздела „Включване“.
  4. Изберете подписа, който искате да вмъкнете, като щракнете директно върху него.

Подписът ще се появи във вашето изходящо съобщение. Ако сте избрали неправилно или просто искате да изтриете подписа, който сте добавили, маркирайте подписа в съобщението и щракнете Изтрий (или Backspace ) на клавиатурата.

Използване на акаунт в Microsoft Office 365 с Outlook.com

За тези, които използват Outlook в мрежата с акаунт в Microsoft Office 365, ще трябва да създадете подпис и в двата продукта.

За да създадете и използвате подписи за имейл в Outlook в мрежата:

  1. Влезте в профила си в Outlook.com и отворете своя Настройки като щракнете върху Зъбно колело икона в горната част на страницата.
  2. Кликнете върху Поща , тогава Съставете и отговорете .
  3. Въведете вашия подпис в областта за подпис на имейл.
    • Можете да използвате предоставените опции за форматиране, за да промените външния вид на вашия подпис по ваш вкус.
    • Можете да имате само един подпис за акаунт.
    • За да може подписът да се показва автоматично по подразбиране за всички бъдещи съобщения, поставете отметка в квадратчето „Автоматично да включва моя подпис върху новите съобщения, които съставям“. Това прави така, че всички бъдещи съставени имейли да имат вашия подпис в долната част.
    • Препращачите и отговорите ще се нуждаят от отметка в полето „Автоматично да включва моя подпис върху съобщенията, които препращам или отговарям“.
    • Като не проверявате нито една от тези опции, ще трябва ръчно да добавите подписа си към всяко имейл съобщение, което съставяте занапред.
  4. Когато приключите с редакциите, щракнете върху Запазване .

За да добавите ръчно подписа си:

  1. В пощенската си кутия изберете Ново съобщение.
  2. Съставете съобщението си изцяло и кликнете върху иконата с тройни точки.
  3. От тук изберете Поставете подпис .
  4. След като съобщението ви е готово за излизане, щракнете върху Изпрати бутон.