Как автоматично да се BCC себе си в Outlook

BCCing себе си е много полезно нещо за проследяване на имейли. Ако предпочитате да имате имейл, който сте изпратили във входящата си поща, обикновено за целите на проследяването им, добавянето на собствен имейл адрес като BCC е правилният избор. Хората обаче често пренебрегват това, когато изпращат важен имейл, което ги кара да забравят да проследят. Това лесно може да доведе до проблеми надолу.

Как автоматично да се BCC себе си в Outlook

За щастие, има начин автоматично да се изпращате BCC, когато изпращате имейл, което е сигурен начин да се уверите, че следите всеки имейл. Разрешаването на автоматично самостоятелно BCCing обаче не е лесно. Тя включва създаване на правило в Outlook.

Управление на правила и сигнали

Автоматичните BCC и CC са голямо нещо в Outlook. Въпреки че ще трябва да изтеглите нова добавка за вашия имейл акаунт, базиран на браузъра, за да постигнете това, Microsoft Outlook ви позволява да създадете правило. Функцията за правила се намира под Управление на правила и сигнали опция от менюто в горната средна част на екрана, в У дома раздел под Правила икона.

Управление на правила и сигналиправила и сигнали

Щракнете Управление на правила и сигнали и ще видите нов прозорец, който ви дава възможност да създадете ново правило. Щракнете Ново правило в горния ляв ъгъл на този прозорец. Ще видите 3 категории: Останете организирани, Бъдете в крак с времето, и Започнете от празно правило. Изберете Прилагайте правило за съобщенията, които изпращам под Започнете от празно правило категория.

Условия

В прозореца на съветника за правила можете да изберете какви имейли да ви се изпращат като BCC. Например чрез проверка с конкретни думи в темата опции, вие създавате автоматично BCC правило за имейли с определени думи, които споменавате.

Условия

Тъй като вие сте този, който изпраща имейла, можете да използвате тази умна опция за автоматично сортиране на имейлите ви. Можете да добавите думата „Последващи действия“ в списъка с конкретни думи и да маркирате имейлите, които се нуждаят от последваща промяна с тази дума.

Има и много други интересни условия, които можете да зададете за имейлите си. Ако искате всички имейли, които изпращате, да се съхраняват във входящата ви поща като BCC, просто щракнете Следващия, без да поставите отметка в някое от изброените полета.

Изключения

Изключенията са по същество противоположни на Условията тук. Както вероятно се досещате, тук очертавате ситуации, в които се намирате Недей искате да се включите като BCC. Можете да следвате същия пример отгоре и да използвате освен ако темата съдържа конкретни думи опция за добавяне на изключение. В този пример можете да използвате командата „non-follow-up“, но това може да създаде бъркотия и дори грешка, тъй като последващите думи вече са част от вашите условия.

Може би сте по -добре с освен ако не е изпратено до хора или обществена група или освен ако не е отнесен към която и да е категория изключения.

Действия

Тук „програмирате“ действията, които това правило се прилага. Тоест тук избирате какво да се случва с имейлите, за които сте задали условия. Искате да се уверите, че имейл, изпратен от вас, се озовава във входящата ви поща, но за съжаление директна автоматизация на BCC команди не съществува тук. Това не означава, че не можете да имитирате BCC.

На първо място, изберете Cc съобщението до хора или обществена група в стъпката Действия на съветника за правила. Сега щракнете хора или обществена група и въведете своя имейл адрес. По този начин се уверявате, че изпратеният от вас имейл, който отговаря на зададените условия, ще попадне във входящата ви поща. Ако не искате вашият имейл адрес да се показва публично в имейлите, които изпращате, проверете Преместете копие в посочената опция за папка в първата стъпка щракнете върху Определена папка връзка и изберете вашата пощенска кутия.

перспектива

BCC във вашата пощенска кутия

Промяната на вашата собствена поща в съответствие с вашите нужди ще ви даде огромно предимство в работата ви. Това ще гарантира, че вашата пощенска кутия е добре подредена и добрата организация е от съществено значение за всяка работа. Разбира се, съветникът за правила на Outlook има повече случаи на използване, отколкото просто настройване на автоматичен BCC. Внимателното планиране на нещата и гарантирането, че изключенията и условията не се припокриват и че обхващат правилните типове имейли, е от съществено значение.

Добре направените автоматични правила за BCC могат да ви помогнат много при сортирането на вашата пощенска кутия. Ако обаче го направите лошо, може да наводните входящата си поща, създавайки и още по -голям проблем от този, който сте решили да разрешите.

Използвате ли автоматичен BCC в Outlook? Как го настроихте? Какви изключения и условия използвате и какви други правила създадохте?