Как да добавите етикети в Asana

Asana е един от най -използваните инструменти за сътрудничество в света. С милиони клиенти, той е отличен за всеки ентусиаст на производителността. Освен това той има достатъчно гъвкавост и инструменти за добра работа с малки проекти и задачи, както и с големи фирмени проекти. Екипът на Asana разработва и пуска нови функции всяка година, за да предостави на потребителите полезни функции за управление на проекти като Timeline и List View, за да назовем само няколко.

Как да добавите тагове в Асана

В тази статия ще разгледаме всичко, което трябва да знаете за използването на тагове в Asana. Ще опишем също как да добавяте коментари, да управлявате повтарящи се задачи и да преглеждате всички тагове, за да сте сигурни, че вашите проекти се обработват своевременно.

Как да добавите етикети към Asana

Етикетите са полезен инструмент, който дава допълнително ниво на контрол на всеки проект или задача. Можете да ги използвате, за да следите напредъка на вашия проект или да ги категоризирате съответно. Освен това можете да видите всички маркери за всеки проект и когато щракнете върху маркер, можете да видите всички задачи, свързани с него.

Ето как можете да добавите маркер към всяка задача на Asana:

  1. Отворете Асана.

  2. Придвижете се до проекта, върху който работите.

  3. Кликнете върху иконата с три точки в горния десен ъгъл.

  4. Кликнете върху „Добавяне на етикети“.

Ако бързате и търсите конкретни задачи, опитайте да натиснете клавиша „Tab + T“ и веднага ще видите всички маркери, свързани с вашия проект, и ще намерите цялата подходяща информация. Друга чудесна функция е, че можете да добавите цвят към маркерите си и да ги разпознаете още по -бързо. Можете да използвате зелено за нещо одобрено или червено, ако има забавяне или неочакван проблем.

Как да видите всички тагове в Асана

Понастоящем не е възможно да получите достъп до всичките си маркери в Asana. Можете обаче да видите най -използваните тагове в страничната лента и да потърсите тези, от които се нуждаете, или сте използвали наскоро. Ако вашата организация има повече от сто маркера, вероятно би било по -добре да използвате API или API Explorer, за да ги намерите. Ще ви отнеме малко време, тъй като това не е лесен процес, но в крайна сметка ще видите всичките си маркери.

Ето някои неща, които можете да направите:

  1. Когато кликнете върху маркера, ще видите всички задачи, маркирани с този маркер.
  2. Можете да промените цвета на етикета и да го преименувате, когато е необходимо.
  3. Когато започнете да въвеждате името на маркера, ще видите много от тях като препоръка.

Как да добавите повтаряща се задача в Asana

Всеки екип трябва да има повтарящи се задачи, тъй като това е най -добрият начин да напомня на всички какво трябва да се направи. В Asana повтарящите се задачи се дублират в нова задача с различен срок на изпълнение всеки път, когато завършите предишната. Имайте предвид, че ако решите да поставите голяма задача да се повтаря, не го правете с прикрепени малки подзадачи, тъй като те ще започнат да се дублират и ще имате твърде много от тях в календара си.

Ето как можете да трансформирате всяка задача в повтаряща се:

  1. Отворете задачата в Asana.

  2. Докоснете секцията „Краен срок“.

  3. Под календара ще забележите „Настройка на опция за повторение“.

  4. Кликнете върху него и кликнете върху „Готово“.

Можете също да регулирате колко често искате повтарящата се задача да се показва, независимо дали се повтаря седмично, месечно или в определен интервал. Всички тези опции се намират в раздела „Краен срок“, за да посочите часа и датата за всяка повтаряща се задача.

Когато искате вашата задача да се повтаря през седмицата, ще трябва да изберете опция „Седмично“ и да маркирате дните. Ако имате нужда задачата да се повтаря на тримесечие, задайте я да се повтаря „Месечно“ и я повтаряйте на всеки три месеца. Ако това е задача, която ще трябва да изпълнявате два пъти годишно, използвайте опцията „Месечно“ и изберете повторение за шест месеца. Когато искате да премахнете задачата, изберете „Никога“ в секцията за повторение и задачата ще спре да се повтаря.

Как да добавите нов маркер в Асана

Етикетите са от съществено значение за всеки проект или активна задача в Asana. Те маркират задачите, като същевременно позволяват на всеки да следи напредъка си. Два основни елемента на всеки маркер са ключовата дума и цветът.

Една ключова дума може да ви помогне да категоризирате всичките си задачи и да ви даде думи за търсене, които можете да въведете, когато имате нужда да намерите конкретни задачи. Що се отнася до цвета, той може да работи като визуален елемент за търсене. Използването на тагове е лесно, когато вашият екип вече ги е създал. Когато обаче трябва да започнете от нулата, тогава нещата може да се усложнят малко, тъй като ще трябва да създадете цялостна система.

Ето как да създадете нов маркер:

  1. Отворете задача или проект.

  2. До съществуващия маркер ще видите знак „+“.

  3. Въведете името на новия маркер.

  4. Докоснете го и в долната част на падащото меню ще видите „Създаване на маркер за (въведено име на етикет)“

Всеки път, когато започнете да въвеждате нов маркер, ще забележите, че ще получите всички подобни имена на етикети. По този начин няма да се налага да отделяте много време, опитвайки се да определите конкретна. Ако сте създали нов маркер и сте разбрали, че има правописна грешка, можете бързо да го изтриете и да създадете коригиран. Ето как можете да изтриете маркер:

  1. Отворете задачата си в Asana.
  2. Докоснете иконата със стрелка до името на проекта.

  3. Докоснете „Изтриване на маркер“.

Когато изтриете маркер, всички последователи на тагове ще получат имейл, за да ги информират за изтриването. Ако сте изтрили маркер по погрешка с идентификатор на маркер, можете да го възстановите, след като се свържете с екипа на Asana. От падащо меню можете също да споделите URL адреса на маркер, да го синхронизирате с календара си и да добавите цвят, за да сте сигурни, че всички ще го забележат веднага щом отворят задачата.

Как да добавяте коментари в Асана

Една от новите функции, които Асана въведе, са коментарите. Те могат да предоставят допълнителна информация за задачата, като същевременно позволяват на сътрудниците да задават въпроси и да виждат реакциите на всеки. Плюс това, този метод на комуникация позволява на всеки да получи незабавни отговори.

Ако искате да добавите коментар, преместете курсора към полето за коментар и го въведете. След като приключите, кликнете върху „Коментар“ и всеки ще може да го види.

Ако напишете коментара си и забравите да го публикувате, той автоматично се превръща в чернова, така че можете да го използвате друг път. Можете също да използвате командата „Tab + C“, за да започнете бързо да въвеждате коментара си.

Как да преименувате маркер в Асана

Когато използвате много тагове, всички членове на екипа трябва да са на една и съща страница, когато ги назовават. Ето защо може да се наложи да преименувате някои от тях няколко пъти, докато видите какво работи най -добре за вашите екипи. Ако трябва да преименувате нов маркер по някаква причина, ето какво трябва да направите:

  1. Отворете Асана.

  2. Отидете на задачата и кликнете върху иконата на етикет.
  3. Щракнете върху стрелката до името на проекта.

  4. От падащото меню изберете „Преименуване на маркер“.

Опитайте се да избегнете създаването на дублиращи се етикети, тъй като всеки екип има свой уникален начин да използва етикетите и да ги именува. Понякога ще забележите, че етикетите имат сходни имена, но използват различни цветове, поради което трябва да се уверите, че няма да преименувате перфектно функционално заглавие.

Допълнителни често задавани въпроси

Какъв е най -добрият начин за използване на тагове в Асана?

Има много начини за използване на тагове в Asana. Едно от най -добрите за много потребители е организирането на работен календар. По този начин можете да използвате тагове, за да следите всяка задача за седмица или месец. Следвайки цветовете, можете да видите какво се случва с проекта. Това е фантастичен начин за работа с всякакъв вид управление на съдържанието и ще докаже своята полезност, когато става въпрос за проекти, които имат много малки задачи.

Друг чудесен начин да използвате маркери в Asana е да идентифицирате вашите приоритети и резултати. Без подробна класификация всички задачи ще изглеждат еднакво важни, а важните няма да имат приоритет. Използвайки тагове, можете да свържете всяка задача с нейния ключов продукт, така че целият екип да знае какво е спешно и кое не.

За всеки екип, който се занимава с изоставането на продукта, е наложително да има система, при която всеки отчет, заявка или задача има специфичен цветен маркер. Без него проектите могат бързо да се объркат и ще ви отнемат много време, за да подредите нещата.

Едни и същи ли са етикетите и персонализираните полета?

Не, тъй като те се използват за различни цели в рамките на проект или задача. Етикетите са за маркиране на функциите и групирането им според важността или част от проекта.

Персонализираните полета се използват, когато трябва да се споделят данни между хора, работещи по същия проект, или когато трябва да проследявате отделна информация в редица проекти.

Маркирайте и това е всичко!

Asana е полезно приложение за управление на производителността, което е разработило няколко инструмента за подобряване на начина на работа на екипите. Използвайки тагове и коментари, можете да гарантирате, че всеки прави всичко възможно, за да направи вашия продукт успешен, докато все още контролирате. Там етикетите се оказват най -полезни.

Сега, когато знаете повече за това как работят маркерите и как да ги добавите към проектите си, ще можете да използвате Asana в най -голяма степен. Какъв е вашият опит с използването на тагове? Създавали ли сте някога нова?

Разкажете ни повече в коментарите по -долу.