Как да добавите гости в Асана

Приложенията за управление на екипи са чудесни за поддържане на всички в екипа на една и съща страница относно организацията. С Asana мениджърите могат ефективно да разпределят задачите и да добавят членове на гостите към екипи за поддръжка, за да осигурят допълнителна работна сила за своите важни проекти.

Независимо дали ръководите екип или сте просто член, ние ще ви разкажем всичко за овладяването на управлението на проекти и как да добавите гости към вашата организация или екип в Асана. Прочетете, за да научите повече.

Как да добавите гости в Асана

Asana позволява на компаниите да добавят нови членове, дори ако нямат домейн за имейл. Тази функция е полезна за добавяне на нови сътрудници към конкретни задачи или добавяне на клиенти, които да следят вашия напредък. Състоянието на гост позволява на всеки без имейл с домейн на организация да стане гост на организацията.

Администраторите на организации в Асана са хората, които са упълномощени да канят и добавят гости. Те могат да решат кой може да добави нови членове, като изберат дали само администраторите, членовете на организацията или всички могат да канят нови хора в екипа.

Ето как да поканите гости от Admin Console:

  1. Отворете Asana и кликнете върху бутона „Членове“ в горния десен ъгъл.

  2. Докоснете бутона „Поканете членове“.

  3. Въведете имейл адреса на човека, когото искате да поканите.

  4. От падащото меню изберете проекта, към който искате да ги възложите.

  5. Потвърдете, като кликнете върху „Изпращане“.

Ето стъпките за покана на някой да се присъедини към проект:

  1. Отворете Асана и проекта, в който искате да поканите нови гости.

  2. Кликнете върху иконата „Членове“ и тя ще отвори прозорец „Споделяне на проект“.

  3. Можете да поканите нови членове на екипа или гости, като въведете тяхното име или имейл адрес.

Как да поканите хора във вашата организация

Най -лесният начин да поканите нови членове или гости към вашите проекти е да им изпратите споделена връзка за покана. Потребителите на Asana могат да споделят тези връзки в много канали като Slack, Microsoft Teams, имейл или дори чрез текстови съобщения. Споделените връзки са чудесни за покана на нови членове, а имейл е най -подходящ за гостите.

Ако искате да поканите някого в проект, ето какво трябва да направите:

  1. Отворете Асана.

  2. В лявата странична лента намерете проекта, който искате да споделите.

  3. Кликнете върху бутона „Споделяне“, разположен в горния десен ъгъл.

  4. Изберете дали искате да поканите някого по имейл или чрез споделена връзка.

  5. Копирайте връзката, за да споделите проекта.

Ако искате да поканите някого в екипа, ето как можете да го направите:

  1. Отворете Асана.

  2. Кликнете върху името на вашия екип.

  3. Докоснете бутона „Покани“.

  4. В изскачащия прозорец решете дали искате да поканите членове чрез имейл или връзка.

Допълнителни често задавани въпроси

Можете ли да запазите частни проекти и задачи в Асана?

Да, имате пълен контрол над всичките си проекти в Асана и можете да решите техния статус. Контролът на разрешенията ви позволява да следите всяка информация и нейната видимост за членовете на Организацията. Всеки индивид може да определи дали иска да сподели нещо само със своя екип и сътрудници или с всички останали в Организацията.

Ако задачите са част от частен проект, тяхната видимост е ограничена само до сътрудници, работещи директно по проекта и неговите задачи. Всеки сътрудник може да види своята задача или подзадачи, но няма достъп до задачите на други хора, дори ако са в една и съща организация.

Понякога, когато искате конкретна информация да остане сред няколко членове на екипа, можете да маркирате тези проекти като частни или дори само за коментари. След като зададете публичните си задачи, те стават достъпни за всички от вашата организация или екип.

Когато решите да промените поверителността на вашия проект, ето какво трябва да направите:

• Щракнете върху “+” в горния десен ъгъл.

• Там ще видите всички членове и гости във вашия екип, а отгоре ще видите „Направи частен“.

• След като кликнете върху „Направи частен“, вашият проект става достъпен само за членовете на екипа.

Като алтернатива, ако искате да промените състоянието на задачата на частна, ето какво трябва да направите:

• Отворете задача в Asana.

• Щракнете върху „Make Private“ в горния десен ъгъл.

• По този начин задачата е частна, която можете да видите само вие и други сътрудници.

• Премахнете всички сътрудници в долната част на страницата, ако искате тази задача да бъде поверителна.

Можете ли да добавите както членове, така и гости към един и същ проект?

Всъщност можете да добавите както членове, така и гости към един и същ проект. След като са в един екип, те ще могат да се виждат и да си взаимодействат повече. Ако в момента двама гости се виждат като „частен потребител“, това означава, че не работят по един и същ проект или не са в един и същ екип. След като бъдат назначени към един и същ проект, имената им стават видими.

Членовете имат право да канят гости в Организацията, но администраторите са тези, които вземат окончателните решения. Разбира се, член може да добавя гости само към проекти, по които работи, а администраторът може да ги добавя към всички активни проекти, както и към скрити.

Можете ли да имате няколко служители в Асана?

Понастоящем не е възможно да имате няколко служители в Асана. Само едно лице може да бъде възложено на една задача, тъй като те са отговорни за нейното изпълнение.

Един от начините да споделите задача между различни хора е да добавите една или повече подзадачи, където лесно можете да включите повече сътрудници. Друг начин е да използвате опцията „Присвояване на копия“ и да накарате повече хора да работят върху копията на същата задача.

Интегрира ли се Асана с екипи?

Asana и Microsoft Teams създадоха съвместно успешен инструмент за управление на екип. Използвайки Asana за Microsoft Teams, екипите могат да работят заедно по -ефективно. В рамките на тази интеграция можете да използвате Teams за разговори със сътрудници и Asana за разпределяне на задачи.

Ето какво ви позволява интеграцията:

• Следвайте задачите, проектите и актуализациите на Asana в Teams.

• Използвайте Teams за търсене на проекти в Асана.

• Създаване на персонализирани известия, които работят в двете платформи.

• Персонализирайте всичките си предпочитания за известия.

• Използвайте всички файлове на Microsoft Office и ги прикачете към проекти и задачи на Asana.

• Използвайте OneDrive, за да съхранявате всички важни данни за задачи и проекти на Asana.

Какво могат да направят гостите в Асана?

Гостите не могат да имат същото ниво на достъп като членовете на организацията. Освен това те ще могат да виждат само информацията или файловете, специално споделени с тях или в група, в която се намират. Гостите могат да виждат задачи, проекти и публични проекти, които са споделени с тях, но нямат разрешение за редактиране тях.

Налични са платени функции, но когато става въпрос за създаване, редактиране или дори изтриване на персонализирани полета, това ще бъде невъзможно, ако сте гост в Asana.

Ето какъв достъп имат гостите:

• Гостите не могат да станат членове на групата

• Гостите не могат да станат членове на групата, без да променят имейл адреса си

• Гостите не могат да разглеждат други екипи или да имат достъп до различни групи в организацията

Какво означава да си гост в организация?

Гостите са потребители, които нямат официален имейл акаунт от компанията. Те получават покана да помогнат на екипа с един или няколко под ръка проекта. Със статут на гост можете да общувате с клиенти, клиенти или всеки друг, който работи по проекта. В рамките на Организацията обаче можете да видите само това, което другите са споделили с вас.

В Asana гостите могат да добавят или редактират стойности в проекта или задачата, но не могат да ги изтрият или да създадат нови. Освен това те имат достъп до всички премиум функции, които им разрешавате да използват, с изключение на управлението на персонализирани полета.

Могат ли гостите да се видят?

Гостите могат да се видят само ако работят заедно по поне един проект. В противен случай те ще виждат другите като „Частни потребители“. По този начин организацията гарантира, че те не могат да видят имената си, освен ако не работят върху нещо заедно.

Каква е разликата между гост и член с ограничен достъп?

Гостите и членовете с ограничен достъп (LAM) са и в дъното на корпоративната стълбица. По същество LAM вече са част от организацията, докато гостите са временни членове на екипа. Разбира се, ако Гост прояви талант и задоволителни резултати, той може да стане LAM или дори член.

Докато гостите не споделят домейна на компанията и не се броят в плана Asana, LAM имат фирмен имейл адрес и брой места в компания. Статус на гост съществува само в организации и LAM, които са част както от организации, така и от работни пространства в Асана.

Винаги оставайте на път

Работата с екипи не е лесна задача, но инструменти като Asana могат да ви помогнат да управлявате натоварването и да създавате функционални екипи, които да доставят навреме. Оборудван със специфичен набор от инструменти, който позволява на администраторите да добавят членове, гости и да пренасочват членовете на екипа с няколко кликвания, той е незаменим инструмент за всяка професионална компания.

Надяваме се, че сме ви помогнали да разберете как работи Асана и как да се възползвате максимално от нея. Освен това вече знаете как да добавяте гости към екипа си и да управлявате видимостта на всичките си проекти.

Обичате ли да използвате Asana? Използвали ли сте го с Microsoft Teams?

Разкажете ни повече за това в секцията за коментари по -долу.